Hướng dẫn lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

 Hóa đơn giấy đang dần được thay thế chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp đang gặp vướng mắc khi chuyển sang dùng hóa đơn điện tử phải làm thủ tục gì và thủ tục như thế nào?

Các doanh nghiệp trước khi sử dụng Hóa đơn điện tử (HĐĐT) cần phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn gửi lên cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp mình. Việc thông báo phát hành hóa đơn của các tổ chức kinh doanh quy định tại Điều 9 Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

1. Điểm mới trong quy định lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bắt đầu từ ngày 12/06/2017: theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: sau 02 ngày kể từ gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu, tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp đã được phép sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ.

Trường hợp cơ quan thuế đã nhận được thông báo phát hành hóa đơn mà phát hiện ra bản thông báo chưa đầy đủ nội dung theo quy định thì 02 ngày hành chính cơ quan thuế phải có thông báo yêu cầu điều chỉnh gửi cho tổ chức, doanh nghiệp. Sau khi đã bổ sung đầy đủ thông tin, tổ chức – doanh nghiệp gửi lại bản thông báo có cơ quan thuế

2. Hướng dẫn các bước tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ làm thông báo phát hành sử dụng hóa đơn điện tử

Đơn vị cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

+ Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu số 01 phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC)

+ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Lưu ý: Hiện nay các đơn vị nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua đường điên tử theo mẫu TB01/AC Thông tư 26/2015/TT-BTC

Trường hợp đơn vị nộp trực tiếp lên cơ quan thuế thì thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu số 02 phụ lục Thông tư 32/2011/2TT-BTC

 + Hóa đơn mẫu (nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ)

+ Chữ ký số hợp lệ

Quyết định sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hoá đơn điện tử và hoá đơn mẫu cần được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc); doanh nghiệp chuẩn bị= thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “xml”.

Bước 2: Nộp file thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML.

Đơn vị truy cập vào: nhantokhai. gdt. gov. vn bằng trình duyệt Internet Explorer

Đăng nhập vào hệ thống bằng mã số thuế đơn vị => Tích chọn mục Tài khoản => Chọn Đăng ký thêm tờ khai

Chọn Thông báo phát hành hóa đơn

Đơn vị vào Nộp tờ khai và tải thông báo phát hành hóa đơn điện tử dạng XML lên nộp

Sau khi đơn vị nộp xong thực hiện vào Tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn

Bước 3: Nộp quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu qua mạng

Scan các mẫu trong bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn và đưa vào cùng một file word.

Đơn vị thực hiện tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn sau đó tích chọn vào mục Gửi phụ lục để gửi đính kèm file word và cắm chữ ký số để gửi tờ khai

Lưu ý:

Sau 2 ngày đơn vị nộp thông báo phát hành hóa đơn nếu không nhận được thống báo sai sai từ cơ quan thuế đơn vị bắt đầu sử dụng. Trường hợp thông báo phát hành hóa đơn của đơn vị không hợp lệ thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho đơn vị.

Có thể bạn quan tâm

Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo TT32/2011/TT-BTC hay theo NDD119/2018/ND-CP.

Nhiều bạn vướng mắc việc đăng ký thủ tục phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 119 hay theo Thông tư số 32. Tất cả các vướng mắc sẽ được giải đáp ở công này 5027/TCT-CS, các bạn khi sử dụng không phải nộp phụ lục 01 theo Nghị định 119 mà chỉ cần nộp: Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn điện tử qua mạng là có thể sử dụng được.

Xem thêm

Quy định mới về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Hướng dẫn xử lý hoá đơn điện tử viết sai

Có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Mời bạn xem thêm khóa học kế toán tổng hợp thực hành trên hóa đơn, chứng từ, Phần mềm kế toán Excel, Misa với kế toán trưởng theo hình thức cầm tay chỉ việc

Có thể làm được công việc của một kế toán tổng hợp, kế toán thuế
+ Có thể kê khai thuế GTGT, TNCN, TNDN
+ Làm sổ sách kế toán
+ Tính được giá thành sản xuất, xây dựng
+ Lập được báo cáo tài chính: bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đôi kế toán, bảng lưu chuyển tiền tệ, …
+ Quyết toán thuế cuối năm: Quyết toán thuế TNDN, thuế TNCN.....

Khi tham gia khóa học bạn sẽ nhận được ưu đãi:
+Tặng 100% tài liệu cho trọn khóa học
+Tặng 100% lệ phí thi & cấp chứng chỉ
+Tặng Cẩm Nang Kế Toán Thuế rất hay và tiện lợi
+Tặng Khóa học Kỹ năng "Viết CV đẹp chuẩn & Phỏng vấn xin việc ấn tượng" 
+Tặng bảng hệ thống tài khoản kế toán in màu đẹp
+Tặng phần mềm Misa bản quyền và phần mềm Excel
+Được cập nhật chính sách Thuế, Luật, Thông Tư, Nghị Định mới nhất (Giúp bạn luôn làm đúng, tránh vi phạm luật thuế để không phải nộp phạt).
+Được hỗ trợ việc làm kế toán, thực tập. (Trung tâm có kênh việc làm kế toán lớn nhất VN và đặc biệt chỉ hỗ trợ riêng cho học viên, và có hỗ trợ thực tập cho sinh viên)
+Được hỗ trợ tuyển dụng kế toán dành riêng cho chủ doanh nghiệp
+Được hỗ trợ cài đặt và sửa lỗi các phần mềm kế toán, phần mềm kê khai thuế HTKK, phần mềm kê khai BHXH, iTaxviewer, phần mềm đăng ký mã số thuế TNCN,....
+Đặc biệt: Được học lại hoàn toàn miễn phí